Zazwyczaj jest to pierwszy element wizerunku, z jakim spotyka się potencjalny klient lub partner biznesowy. Z tego też względu ważne jest odpowiednie zaprojektowanie papeterii firmowej, mającej za zadanie wywołanie pozytywnego, pierwszego wrażenia. Korespondencja z klientami i kontrahentami odgrywa niezwykle ważną rolę w komunikacji biznesowej, wpływając na odbiór firmy. Do tego celu służy właśnie papeteria firmowa. Dlatego ważne jest, aby znalazły się na niej najważniejsze informacje o firmie: logo, nazwa i dane kontaktowe.
Zalety papeterii firmowej z logo
Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, nawet w okresie dynamicznego rozwoju technologii cyfrowych zdarzają się sytuacje, kiedy należy wysłać tradycyjną korespondencję biznesową. W takiej chwili najlepiej sprawdzi się papeteria firmowa z logo przedsiębiorstwa, adresem strony internetowej, telefonem, faksem, danymi adresowymi oraz e-mailem. Takie pismo nie tylko wygląda niezwykle profesjonalnie, ale również schludnie wspiera identyfikację wizualną firmy. Zastosowanie takiego papieru niesie ze sobą szereg zalet.
- Spójność przekazu - logo i kolorystyka papeterii firmowej mają za zadanie wywołać określone, pozytywne emocje u odbiorcy. Bardzo ważne jest zamieszczenie znaku graficznego firmy, jej nazwy, danych kontaktowych oraz adresu strony WWW. Ułatwi to bowiem komunikację biznesową między stronami. W papier i kopertę powinna być wpisana kolorystyka firmowa, typografia i styl grafiki o identyfikacji wizualnej firmy. Dzięki temu papeteria firmowa będzie kojarzyć się z jej wizerunkiem.
- Niewielka inwestycja w stosunku do korzyści - papeteria firmowa to stosunkowo niewielkie koszty projektu i wydruku w stosunku do efektów, jakie można uzyskać, wywierając pozytywne pierwsze wrażenie na nowym kliencie czy partnerze biznesowym. Taka forma identyfikacji wizualnej jest tania, prosta oraz szybka do realizacji.
- Nieodzowny element w komunikacji biznesowej - papier firmowy jest bardzo ważnym elementem w komunikacji biznesowej i w zależności od prowadzonej działalności może być różny. Niektóre firmy posiadają więcej niż jedną papeterię - ekskluzywną, na wysokiej jakości papierze o większej gramaturze, często wykorzystywaną do korespondencji z ważnymi partnerami biznesowymi. Może być także nieco gorszej jakości - do kontaktu z klientami oraz przesyłania ofert handlowych. Wiele firm korzysta także z papieru ekologicznego w 100% z recyclingu, wpisując się w wartości marki dbającej o środowisko naturalne.
Jak powinna wyglądać papeteria firmowa?
W projektowaniu papieru firmowego oraz kopert z logo firmy warto zachować niezbędny minimalizm i estetykę. W przeciwieństwie do korespondencji prywatnej nie stosuje się tutaj ozdobników czy grafiki dekoracyjnej, a także krzykliwych, zwracających uwagę kolorów papieru, gdyż może to zniechęcić odbiorcę. Główną zasadą jest zachowanie odpowiednio dużej ilości miejsca, która sprawi, że przekazywane w ten sposób informacje będą znacznie bardziej czytelne, a cała treść zmieści się często na jednej stronie. Logo zamieszczone na papierze firmowym nie może być zbyt duże - należy pozostawić optymalne pole na tekst. Najczęściej na dole strony pod stopką lub w jednym z rogów zamieszcza się ważne informacje na temat firmy.
W Polsce od 2007 roku istnieje obowiązek dla wszystkich firm zarejestrowanych w KRS umieszczania na papeterii firmowej informacji określonych w Kodeksie Spółek Handlowych: nazwa firmy, oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności (czyli Sp. z o.o. czy S.A. oraz inne), dane adresowe siedziby firmy, numer identyfikacji podatkowej, numer KRS oraz wysokość kapitału zakładowego. Często firmy decydują się również na zamieszczenie danych kontaktowych, adresu e-mail i telefonu/faksu oraz adresu strony WWW przedsiębiorstwa, ale nie jest to obowiązkowe. Dzięki obecności takich informacji na projekcie papieru firmowego można uniknąć wpisywania ich ręcznie w każdej korespondencji biznesowej. Chcąc zadbać o pozytywny wizerunek firmy, warto zlecić wykonanie papeterii firmowej z logo specjalistom z zakresu identyfikacji wizualnej, którzy zadbają o stosowną oprawę graficzną - od projektu, aż po wydruk.